Definirea și scopul Standardului 1 (Etică și Integritate)
Standardul 1 al Sistemului de Control Intern Managerial (SCIM) este dedicat Eticii și Integrității și stabilește cerința ca fiecare instituție publică să cultive un mediu organizațional bazat pe valori etice solide. Potrivit Ordinului SGG nr. 600/2018, care aprobă Codul controlului intern managerial, acest standard prevede că conducerea și salariații entității publice cunosc și susțin valorile etice ale instituției, respectă reglementările privind etica și integritatea, evitarea conflictelor de interese, prevenirea și raportarea fraudelor, actelor de corupție și semnalarea neregulilor. Scopul Standardului 1 este de a asigura un climat de integritate la toate nivelurile organizației, în care conduita profesională se aliniază normelor legale și principiilor etice, prevenind astfel apariția corupției și a oricăror abateri.
Prin implementarea Standardului 1, instituția își demonstrează angajamentul față de integritate, creând un cadru în care conducerea dă tonul prin exemplul personal, iar angajații au încredere să raporteze orice nereguli fără teama de represalii. În esență, Standardul Etică și Integritate reprezintă fundația mediului de control din SCIM – asigurând că toate celelalte mecanisme de control intern se sprijină pe o cultură a eticii și respectării legii. Valorile etice bine cunoscute și practicate zilnic în instituție consolidează responsabilitatea, legalitatea și buna guvernanță, contribuind la atingerea obiectivelor organizației în mod corect și transparent.
Activități și documente necesare pentru implementarea Standardului 1
Pentru a pune efectiv în practică Standardul 1 – Etică și Integritate, instituțiile publice trebuie să întreprindă o serie de măsuri concrete și să elaboreze documente specifice. Acestea creează cadrul procedural și organizațional prin care principiile de integritate devin parte integrantă a activității zilnice. Dintre activitățile și documentele esențiale se numără:
·Codul etic (codul de conduită) – Conducerea instituției are obligația de a adopta un cod de conduită etică aplicabil tuturor angajaților. Acest cod stabilește principiile de integritate, valorile și regulile de conduită a personalului, precum și standardele de evitarea a conflictelor de interese. În sectorul public, există deja un cadru legal de referință: Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită al funcționarilor publici (și Legea nr. 477/2004 pentru personalul contractual), care oferă baza pentru elaborarea codurilor etice la nivelul fiecărei instituții. Codul etic trebuie comunicat tuturor angajaților și asumat la vârf, astfel încât comportamentele zilnice să fie în acord cu valorile declarate ale organizației.
·Desemnarea consilierului de etică – Conducerea trebuie să desemneze formal un consilier de etică din rândul personalului, însărcinat cu monitorizarea respectării normelor de conduită și consilierea angajaților pe probleme de etică. Rolul consilierului de etică este prevăzut inclusiv prin cadrul normativ (ex. Codul administrativ și ghidurile ANFP) și implică: oferirea de consultanță angajaților privind dilemele etice, primirea sesizărilor privind abaterile de la conduită, monitorizarea implementării codului de etică și întocmirea de rapoarte periodice. Consilierul de etică acționează ca un garant intern al integrității, fiind un punct de contact care facilitează comunicarea deschisă despre valori etice la toate nivelurile instituției.
·Mecanisme de raportare a neregulilor și protecția avertizorilor – O instituție integră trebuie să încurajeze raportarea oricăror încălcări ale eticii sau legislației (așa-numitele sesizări de integritate) de către angajați, într-un mod transparent și lipsit de represalii. Standardul 1 impune ca semnalarea neregulilor de către personal să fie privită ca o datorie profesională, nu o delațiune. În acest sens, este necesară o procedură internă de whistleblowing (avertizare în interes public) care să protejeze confidențialitatea și să interzică orice discriminare împotriva avertizorilor de integritate. Cadrul legal actual (Legea nr. 571/2004 privind protecția personalului care semnalează încălcări ale legii, recent înlocuită/improved prin Legea nr. 361/2022 ce transpune directiva UE privind avertizorii) susține această cerință. Instituția trebuie să aibă canale clare de raportare a abaterilor etice și să asigure investigarea promptă a oricăror sesizări, cu luarea măsurilor disciplinare acolo unde se confirmă abaterile.
·Raportarea respectării normelor de conduită către ANFP – Conform reglementărilor în vigoare, autoritățile și instituțiile publice trebuie să raporteze anual către Agenția Națională a Funcționarilor Publici (ANFP) situația respectării normelor de conduită și a implementării procedurilor disciplinare. Această obligație este stabilită prin Ordinul președintelui ANFP nr. 4108/2015, care prevede procedura de completare și transmitere a informațiilor privind respectarea normelor de conduită de către funcționarii publici și implementarea procedurilor disciplinare în instituțiile publice. Practic, consilierul de etică sau compartimentul de resurse umane întocmește un raport anual ce cuprinde incidentele de etică apărute, sancțiunile disciplinare aplicate, sesizările primite și măsurile preventive adoptate. Acest raport se transmite ANFP, permițând monitorizarea la nivel național a climatului de integritate din administrația publică. Totodată, instituția poate include aceste date și în Raportul anual asupra sistemului de control intern managerial, la capitolul dedicat Standardului 1, evidențiind progresele și dificultățile în materie de etică organizațională.
·Declararea averilor, intereselor și gestionarea cadourilor – O componentă importantă a integrității individuale o reprezintă transparența cu privire la averea și interesele personale ale demnitarilor și funcționarilor publici. Standardul 1 impune respectarea obligației legale ca toți factorii vizați (persoane care ocupă funcții publice sau de conducere) să își declare averea și interesele, precum și orice bunuri primite cu titlu gratuit cu ocazia unor acțiuni de protocol, în conformitate cu legislația aplicabilă. Acest lucru se realizează prin depunerea declarațiilor de avere și de interese anuale (conform Legii nr. 176/2010 privind integritatea în exercitarea funcțiilor publice și Legii nr. 115/1996 privind declararea averilor). Instituția trebuie să asigure colectarea acestor declarații la termenele stabilite și transmiterea lor către Agenția Națională de Integritate (ANI), precum și publicarea lor unde este cazul. De asemenea, conform Legii nr. 251/2004, instituția trebuie să dețină un Registru al cadourilor primite cu titlu de protocol, gestionat transparent. Implementarea acestor cerințe contribuie la prevenirea conflictelor de interese și expune orice posibile incompatibilități sau situații de corupție.
·Politici și proceduri de integritate și anticorupție – Pe lângă codul etic general, o instituție poate adopta politici specifice menite să consolideze integritatea, de exemplu: politici anticorupție, proceduri de management al conflictelor de interese, procedură de acceptare a cadourilor, plan de integritate local (aliniat la Strategia Națională Anticorupție), plan de prevenire a fraudelor etc. Ordinul 600/2018 subliniază necesitatea dezvoltării și implementării de politici și proceduri privind integritatea și evitarea fraudelor. De exemplu, Strategia Națională Anticorupție 2016-2020 (aprobată prin H.G. nr. 583/2016) a cerut instituțiilor publice să elaboreze planuri de integritate și să aplice măsuri de transparență instituțională și prevenire a corupției. Astfel de documente strategice interne (planuri de integritate) enumeră acțiuni concrete: sesiuni de formare în etică, evaluări ale riscurilor de corupție, campanii de conștientizare, controale interne tematice etc. și permit monitorizarea progresului în timp. Standardul 1 se împletește așadar cu aceste inițiative, oferind un cadru formal în care politicile anticorupție devin parte a sistemului de control intern managerial al instituției.
În concluzie, implementarea Standardului 1 presupune existența unei arhitecturi instituționale a integrității, formată din documente (cod de etică, declarații, registre), proceduri (de raportare, de evitare a conflictelor, de formare a personalului) și structuri desemnate (consilierul de etică, eventual o comisie de disciplină) care împreună să promoveze și să monitorizeze comportamentul etic. Fiecare dintre aceste elemente trebuie actualizat periodic, comunicat corespunzător personalului și susținut activ de către conducere, pentru ca etica și integritatea să treacă din sfera teoretică în practica de zi cu zi.
Legătura Standardului 1 cu alte standarde SCIM
Standardul 1 – Etică și Integritate nu funcționează izolat, ci este strâns interconectat cu celelalte standarde ale sistemului de control intern managerial. Cultura etică a organizației influențează direct eficacitatea altor mecanisme de control, iar la rândul lor, diferite standarde SCIM pot sprijini implementarea valorilor de integritate. Iată câteva legături importante cu alte standarde din Ordinul 600/2018:
·Managementul riscurilor (Standardul 8) – Un mediu etic robust contribuie la reducerea riscurilor de fraudă și corupție, care sunt printre riscurile majore în sectorul public. Standardul 8 – Managementul riscului cere instituției să identifice și să gestioneze toate riscurile semnificative care pot afecta obiectivele. În mod explicit, procesul de management al riscurilor trebuie să ia în considerare amenințările de integritate, cum ar fi faptele de corupție, frauda, conflictele de interese. De altfel, Ordinul 600/2018 precizează că, la identificarea vulnerabilităților, conducerea trebuie să includă riscurile care ar putea conduce la săvârșirea unor fapte de corupție sau fraudă. Astfel, Standardul 1 alimentează Standardul 8: instituțiile cu o cultură etică solidă vor identifica proactiv riscurile de integritate și vor implementa controale preventive (ex: segregarea atribuțiilor, verificări suplimentare pe achiziții publice, rotația personalului în posturi sensibile). Invers, managementul riscurilor susține Standardul 1 prin faptul că include integritatea în evaluările de risc și definește măsuri concrete de prevenire a corupției (training anticorupție, audit intern focalizat pe zone de risc, etc.). Așadar, există o sinergie: evaluarea periodică a riscurilor de corupție și monitorizarea tratamentului lor va întări integritatea organizațională.
·Documentarea procedurilor (Standardul 9) – Standardul 9 – Proceduri impune ca toate activitățile semnificative ale instituției să fie reglementate prin proceduri operaționale scrise, actualizate și aprobate oficial. Relația cu Standardul 1 este bidirecțională. Pe de o parte, principiile de etică trebuie integrate în procedurile interne: de exemplu, procedura de achiziții publice va include pași pentru declararea și evitarea conflictelor de interese; procedura de resurse umane va acoperi obligativitatea semnării codului de conduită la angajare; procedura de înregistrare a cadourilor va detalia modul de declarare a bunurilor primite. Astfel, procedurile devin un vehicul prin care normele etice devin operaționale în activitatea curentă a personalului. Pe de altă parte, documentarea riguroasă a proceselor contribuie la integritate prin faptul că reduce arbitrariul și opacitatea – când există instrucțiuni clare, aprobate, șansele de comportament abuziv sau corupt scad, iar eventualele nereguli devin mai ușor de depistat (orice abatere de la procedură ridică un semnal de alarmă). Standardul 9 sprijină Standardul 1 asigurând transparența internă a fluxurilor de lucru și trasabilitatea deciziilor. În plus, procedurile scrise sunt ele însele supuse revizuirii în raport cu valorile etice – o instituție poate verifica periodic dacă pașii descriși în proceduri respectă cele mai bune practici de integritate și, dacă nu, să le îmbunătățească. Prin urmare, instituțiile care implementează corect Standardul 9 creează un cadru procedural previzibil și echitabil, element ce contribuie la consolidarea eticii organizaționale.
·Informarea și comunicarea (Standardul 12) – Transparența și comunicarea eficientă, atât intern cât și extern, sunt esențiale pentru un climat de integritate. Standardul 12 – Informarea și comunicarea se referă la stabilirea unor fluxuri de informații care să asigure că personalul cunoaște toate aspectele relevante ale activității și regulile interne, iar publicul (acolo unde este cazul) are acces la informațiile de interes public. Legătura cu Standardul 1 este evidentă: promovarea valorilor etice necesită comunicare continuă și transparentă. Conducerea trebuie să transmită mesaje clare despre așteptările de integritate (de ex., să reamintească periodic despre codul de etică, să facă public angajamentul instituției la toleranță zero față de corupție). Totodată, canalele de comunicare internă (e-mailuri, afișări pe intranet, ședințe de informare) trebuie folosite pentru a educa personalul în spiritul eticii – de exemplu, prin distribuirea de ghiduri de bună conduită, organizarea de ateliere pe dileme etice, anunțuri despre noile reglementări anticorupție etc. Standardul 12 susține Standardul 1 asigurând că informațiile legate de integritate circulă liber în organizație și că există un flux de feedback (angajații pot pune întrebări, pot raporta probleme, pot primi lămuriri). În plus, transparența externă (publicarea pe site a codului de etică, a rapoartelor anuale de integritate, a declarațiilor de avere/interese) consolidează încrederea publicului și transmite mesajul că instituția are o cultură a legalității. Astfel, Standardul 1 se sprijină pe comunicare pentru a trece dincolo de documente formale – valorile etice devin parte din identitatea organizației numai dacă sunt comunicate, discutate și trăite constant.
·Supravegherea managerială (Standardul 10) – Un alt aspect conex este rolul conducerii în monitorizarea eticii. Standardul 10 – Supravegherea implică faptul că managerii pe linie ierarhică trebuie să supravegheze modul în care subordonații își îndeplinesc atribuțiile și respectă regulile. Aici intervine exemplul personal al conducerii, menționat deja ca cerință în Standardul 1. Practic, Standardul 1 cere ca șefii să sprijine și promoveze valorile etice prin decizii și puterea exemplului personal, iar Standardul 10 completează prin obligativitatea supervizării continue a activităților. Un manager care veghează la respectarea procedurilor, corectează abaterile și își asumă responsabilitatea etică influențează direct comportamentul echipei sale. În plus, mecanismele de supraveghere (controale ierarhice, verificări pe flux, comisii de disciplină conform HG 1344/2007) detectează eventuale încălcări ale codului de etică, oferind oportunitatea remedierii lor. Astfel, un sistem de control intern eficient presupune atât existența regulilor (Standardul 1), cât și aplicarea lor consecventă prin supravegherea managerială (Standardul 10).
·Gestionarea documentelor (Standardul 13) – Integritatea are legături și cu modul de administrare a documentelor și arhivelor instituției. Standardul 13 – Gestionarea documentelor stabilește cerințe privind registratura, arhivarea și păstrarea documentelor oficiale. Un sistem bun de gestionare documentară previne pierderile sau alterările de documente, ceea ce este esențial inclusiv în contextul integrității (de ex., păstrarea corectă a registrelor de declarații de avere, a rapoartelor de etică, a sesizărilor interne, astfel încât să existe probitate și trasabilitate). De asemenea, accesul controlat la documente asigură că informațiile sensibile (rapoarte de integritate, investigații interne) sunt protejate împotriva accesului neautorizat, ceea ce menține încrederea în sistemul de integritate. Putem spune că Standardul 13 susține Standardul 1 prin rigurozitatea în arhivarea tuturor angajamentelor și evidențelor de integritate – nimic nu rămâne doar verbal sau informal, ci este consemnat și verificabil.
În ansamblu, Standardul 1 – Etică și Integritate se află în inima sistemului SCIM, făcând parte din categoria “Mediul de control” (alături de standarde precum atribuțiile, competența personalului, structură organizatorică). Un mediu de control sănătos condiționează succesul celorlalte componente (managementul riscurilor, controlul operațional, informarea, monitorizarea etc.). Interdependența standardelor înseamnă că instituția trebuie să abordeze SCIM în mod integrat: fără integritate, procedurile devin formalități goale; fără proceduri și riscuri gestionate, integritatea rămâne declarativă. Numai împreună aceste elemente asigură un control intern eficient și o guvernanță bună.
Beneficiile implementării corecte ale Standardului 1 asupra culturii organizaționale
Adoptarea și aplicarea reală a Standardului 1 – Etică și Integritate generează beneficii majore pentru cultura organizațională a unei instituții publice. Odată ce principiile etice trec de pe hârtie în comportamentul cotidian al angajaților, organizația începe să simtă efecte pozitive atât intern, cât și în relația cu beneficiarii ei (cetățeni, parteneri). Printre principalele beneficii se numără:
·Creșterea încrederii și îmbunătățirea reputației – O instituție cunoscută pentru integritatea sa va câștiga respectul cetățenilor și al partenerilor. Transparența și responsabilitatea, cultivate prin Standardul 1, conduc la sporirea încrederii publicului în administrație, deoarece oamenii observă că deciziile sunt luate corect, fondurile sunt gestionate onest, iar conduita funcționarilor este exemplară. Intern, angajații își dezvoltă la rândul lor încredere unii în alții și în conducere, știind că toată lumea este ținută la aceleași standarde etice. Acest capital de încredere consolidează coeziunea echipei și atașamentul personalului față de organizație.
·Reducerea riscurilor de corupție și a abaterilor – O cultură organizațională etică acționează ca un scut împotriva corupției. Atunci când valorile de integritate sunt clar împărtășite, există o presiune pozitivă a grupului pentru respectarea lor și o intoleranță față de comportamente neetice. Implementarea corectă a Standardului 1 conduce la mecanisme funcționale de prevenire și control al corupției, astfel încât scad considerabil vulnerabilitățile etice și riscurile de fraudă. De exemplu, angajații bine informați și cu conștiință etică vor refuza implicarea în fapte ilicite și le vor semnala dacă apar; conflictele de interese vor fi declarate și gestionate înainte de a produce daune; iar cazurile izolate de abatere vor fi depistate mai rapid prin canalele de raportare. Pe termen lung, instituția va înregistra mai puține incidente disciplinare, mai puține investigații anticorupție și va evita sancțiuni sau pierderi financiare ce pot deriva din acte de corupție.
·Crearea unui mediu de lucru sănătos și echitabil – Integritatea înseamnă și echitate, respect reciproc, nediscriminare. Prin punerea în practică a codului etic și a regulilor de conduită, instituția promovează un climat în care deciziile legate de personal (promovări, evaluări), alocarea sarcinilor sau relațiile de serviciu se bazează pe criterii obiective, nu pe favoritisme sau influențe neetice. Angajații se simt mai protejați de abuzuri, știind că există politici clare și consecințe pentru încălcarea lor. Astfel, moralul și motivarea personalului cresc, iar fluctuația de personal poate scădea, deoarece oamenii preferă să lucreze într-un mediu onest și predictibil. Cultura organizațională devine orientată spre performanță corectă, colaborare și respectarea regulilor, ceea ce sporește eficiența generală.
·Conformitate legală și guvernanță eficientă – Standardul 1 asigură faptul că instituția rămâne în linie cu cadrul legal în domeniul integrității (legislația anticorupție, regimul conflictelor de interese, protecția avertizorilor, transparența decizională etc.). O implementare corectă înseamnă că toate cerințele legale sunt îndeplinite (declarații depuse la timp, raportări transmise, proceduri disciplinare respectate), evitându-se astfel penalizări sau constatări negative la auditurile externe (Curtea de Conturi, Agenția de Integritate). Mai mult, o cultură a integrității face posibilă trecerea de la o conformare pur formală la una de fond, în sensul că instituția nu bifează doar niște cerințe birocratice, ci integrează etica în managementul zilnic. Această conformare funcțională se reflectă în decizii mai bune, procese interne mai clare și o capacitate sporită de a răspunde la provocări. Practic, integritatea devine parte din modul de guvernare internă, ceea ce este esențial pentru buna guvernare pe termen lung. Organizația ajunge să se alinieze la standardele naționale și internaționale de integritate (inclusiv principiile OECD privind etica publică), demonstrând maturitate instituțională.
·Îmbunătățirea imaginii și relației cu cetățenii – O instituție publică integră va manifesta transparență și deschidere față de societate, de exemplu prin publicarea proactivă a informațiilor de interes public, consultarea cetățenilor în procese decizionale și tratarea tuturor solicitanților cu corectitudine. Acest comportament, derivat din Standardul 1, sporește satisfacția cetățenilor și reduce tensiunile sau suspiciunile de corupție. Pe termen lung, comunitatea locală sau societatea în ansamblu va sprijini mai mult instituția respectivă, știind că poate avea încredere în integritatea acesteia. În plus, proiectele și inițiativele instituției au șanse mai mari de reușită când beneficiarii cred în bunele intenții și competența autorității. Astfel, integritatea devine un adevărat atu strategic, nu doar o conformare de checklist – creează o relație pozitivă cu mediul extern și aduce prestigiu organizației în rețeaua sa instituțională.
Pe scurt, implementarea Standardului 1 schimbă cultura organizațională din interior: de la una posibil caracterizată prin formalism și risc de derapaje, la o cultură bazată pe transparență, responsabilitate și prevenirea corupției . Această transformare se simte în toate aspectele vieții organizației și este o condiție esențială pentru modernizarea administrației publice. O instituție cu adevărat integră va atrage personal de calitate, va gestiona eficient resursele și își va îndeplini misiunea față de cetățeni cu maximă credibilitate. În era actuală, integritatea nu mai este opțională, ci fundamentală pentru succesul și sustenabilitatea oricărei entități publice.
Digitalizarea eticii și integrității: platforma SCIM360 ca suport pentru Standardul 1
Implementarea și monitorizarea cerințelor Standardului 1 pot fi simplificate și eficientizate semnificativ prin utilizarea unor instrumente digitale moderne. Platforma SCIM – SCIM360 este o astfel de soluție digitală, concepută special pentru a sprijini instituțiile publice din România în gestionarea tuturor standardelor SCIM (inclusiv Standardul 1) în conformitate cu Ordinul SGG nr. 600/2018. Prin digitalizarea proceselor legate de etică și integritate, SCIM360 automatizează evidențierea, implementarea și monitorizarea activităților prevăzute de Standardul 1, aducând multiple beneficii practice:
·Centralizarea documentelor de integritate – Platforma SCIM360 oferă un spațiu unic, securizat, unde toate documentele relevante pentru etică și integritate pot fi încărcate, arhivate și consultate oricând. De exemplu, codul de etică al instituției, proceduri operationale anticorupție, rapoartele anuale către ANFP sau procesele-verbale ale ședințelor pe teme de integritate pot fi stocate centralizat, eliminând dependența de fișiere răzlețe în Word/Excel sau dosare fizice. Astfel, nu se mai pierde niciun document important, iar istoricul versiunilor este păstrat automat. Centralizarea facilitează și accesul rapid la informație: conducerea sau auditorii pot, cu câteva clicuri, să găsească toate dovezile implementării Standardului 1 (ex.: ultima versiune a codului de conduită, lista declarării intereselor, raportul consilierului de etică etc.). De asemenea, platforma asigură trasabilitatea documentelor – orice modificare sau încărcare este înregistrată, împreună cu utilizatorul care a efectuat-o, garantând un audit trail complet. Acest lucru întărește integritatea gestionării documentelor, eliminând riscul de documente neactualizate sau neaprobate, și oferă transparență internă în privința conformării cu cerințele.
·Gestiunea structurată a activităților consilierului de etică – Platforma permite definirea de roluri și responsabilități pentru utilizatori conform structurii organizaționale. În acest context, consilierul de etică (sau persoana desemnată cu atribuții de integritate) poate avea un profil dedicat în aplicație, prin care să își gestioneze sarcinile. SCIM360 facilitează monitorizarea activității consilierului de etică prin module specializate: de exemplu, consilierul poate înregistra în platformă sesizările primite de la angajați privind posibile abateri, poate documenta modul de soluționare a acestora și măsurile recomandate. De asemenea, platforma poate genera automat rapoarte periodice cu privire la numărul de consilieri desemnați, cazurile înregistrate, stadiul soluționării lor și necesarul de acțiuni viitoare. Aceste rapoarte pot fi folosite direct pentru raportarea către ANFP sau informarea conducerii, economisind timp. Practic, SCIM360 structurează munca consilierului de etică, asigurând că nicio sesizare nu rămâne nesoluționată și că toate acțiunile sunt documentate și urmărite. În plus, consilierul poate primi prin platformă notificări (reminder) atunci când trebuie să inițieze anumite demersuri (de ex., pregătirea raportului anual de conduită, organizarea unei sesiuni de instruire etică etc.), astfel încât să fie mereu la curent cu calendarul obligațiilor.
·Automatizarea urmăririi obligațiilor și alertarea la termene-limită – Unul dintre cele mai utile aspecte ale digitalizării SCIM este sistemul de notificări automate. Platforma SCIM360 are un mecanism de alertare care amintește utilizatorilor responsabili despre termenele-limită și acțiunile programate. În contextul Standardului 1, aceasta înseamnă că nu se vor mai rata date importante precum: termenele anuale de depunere a declarațiilor de avere și interese (platforma poate notifica automat persoanele vizate și compartimentul de resurse umane înainte de deadline), termenul de transmitere a raportării către ANFP (platforma notifică consilierul de etică sau secretarul comisiei de monitorizare să trimită raportul înainte de data cerută), datele la care trebuie actualizat codul de conduită (dacă se impune revizuire periodică) sau planificarea instruirilor în etică (de ex., reminder anual pentru sesiuni de training anticorupție). Alertarea automată elimină riscul omisiunilor și al uitării sarcinilor repetitive, contribuind la o conformare riguroasă și la timp. Aceasta ușurează munca managerilor și a responsabililor SCIM, care altfel ar trebui să țină evidențe manuale. Cu SCIM360, îndeplinirea cerințelor Standardului 1 devine un proces fluent și proactiv, nu unul reactiv pe ultima sută de metri.
·Transparență internă prin portalul intranet al platformei – SCIM360 poate acționa ca un hub intranet pentru informațiile SCIM, accesibil instituțional. Multe entități publice se străduiesc să asigure vizibilitate internă documentelor de integritate (codul de etică, politici anti-fraudă, procedura de avertizare etc.). Platforma oferă posibilitatea de a publica aceste documente într-un mediu online intern, unde toți angajații autorizați le pot consulta oricând. De exemplu, codul de conduită și ghidul de valori etice pot fi încărcate pe SCIM360 și marcate ca documente “disponibile tuturor salariaților”. Astfel, în loc ca noul angajat să semneze formal că a luat cunoștință de cod și apoi să uite de el, va exista mereu o versiune actualizată la îndemână pe platformă, eventual cu opțiune de căutare a unor termeni sau de descărcare. Transparența prin intranet se extinde și la comunicarea acțiunilor: consilierul de etică sau conducerea pot posta anunțuri interne privind, de pildă, lansarea unei campanii etice, rezultatele unei evaluări de integritate sau recomandări de la Curtea de Conturi pe tema eticii. Unele administrații locale au început deja să folosească platforme digitale interne pentru comunicarea continuă a valorilor etice, asigurând acces facil pentru angajați la aceste informații – SCIM360 este exact instrumentul care facilitează acest tip de ”intranet etic”. Prin creșterea vizibilității normelor și inițiativelor de integritate, platforma contribuie direct la cultivarea unei culturi organizaționale transparente.
·Centralizarea proceselor-verbale și a evidențelor de conformitate – Platforma permite stocarea centralizată nu doar a documentelor normative, ci și a evidențelor generate în urma implementării Standardului 1. De exemplu, dacă se organizează ședințe ale Comisiei de Monitorizare SCIM sau întâlniri pe teme de etică, procesele-verbale ale acelor ședințe pot fi încărcate în SCIM360 (posibil direct pe fișa Standardului 1 sau într-un modul de ședințe și decizii). La fel, dacă consilierul de etică organizează o instruire cu personalul, se poate adăuga un rezumat al instruirii și lista participanților în platformă, ca dovadă a activității preventive. Orice document ce atestă implementarea se poate lega de elementul relevant din sistem – de exemplu, la cerința “1.2.3. desemnarea consilierului de etică” se poate atașa decizia de numire a consilierului; la cerința “1.2.4. semnalarea neregulilor” se poate atașa procedura de whistleblowing și un raport anual de cazuri dacă există; la “1.2.7. declararea averilor” se poate atașa o situație centralizatoare semnată care arată că toți cei obligați au depus declarațiile la zi. Prin această abordare, SCIM360 devine practic dosarul electronic al conformării pe Standardul 1, ușurând munca de monitorizare și evaluare. În loc să adune manual din sertare și foldere disparate dovezi ale implementării, responsabilii pot extrage din platformă tot pachetul de documente, deja organizat pe cerințe. Acest aspect este deosebit de util la autoevaluarea anuală SCIM sau la eventuale audituri: răspunsurile și justificările privind Standardul 1 pot fi populate pe baza informațiilor și fișierelor din sistem, asigurând coerență și acuratețe.
·Evaluare în timp real și dashboard de status – Spre deosebire de un sistem manual, care oferă o imagine a conformității doar retrospectiv (de exemplu, la final de an când se întocmește chestionarul de autoevaluare), SCIM360 permite vizualizarea în timp real a stadiului implementării. Platforma include un modul de autoevaluare și un tablou de bord (dashboard) care indică gradul de realizare a fiecărui standard, pe baza datelor introduse continuu pe parcursul anului. Astfel, pentru Standardul 1, se poate vedea în orice moment ce cerințe sunt îndeplinite (bifate cu evidențe atașate) și care sunt în curs sau neimplementate încă. Un exemplu concret: dashboard-ul poate arăta că „Standard 1 – Etică și integritate: 80% îndeplinit”, cu sub-componente precum „Cod de etică adoptat – Da”, „Consilier de etică desemnat – Da”, „Instruire etică realizată – Parțial (1/2 sesiuni anuale)”, „Raportare către ANFP – În așteptare (scadentă la 31 dec)”, etc. Aceste informații sunt disponibile instantaneu conducerii și Comisiei de Monitorizare, permițându-le să aloce resurse și efort acolo unde se vede că mai sunt lacune de conformitate. Prin urmare, SCIM360 funcționează ca un instrument activ de management, nu doar ca un depozitar de documente. Rapoartele finale nu mai sunt o corvoadă de sfârșit de an, pentru că sunt generate automat pe baza datelor acumulate treptat, iar eventualele probleme pot fi remediate din timp. Această vizibilitate permanentă stimulează și responsabilitatea: fiecare știe ce are de făcut și vede impactul activității sale în progresul general (de exemplu, consilierul de etică vede că mai trebuie completat un raport pentru a atinge 100% la un indicator).
·Funcționalități de audit trail și control al versiunilor – O parte critică a integrității este asigurarea trasabilității acțiunilor. SCIM360 păstrează istoricul modificărilor efectuate în sistem și al semnăturilor electronice interne aplicate documentelor. Astfel, se poate oricând verifica cine și când a încărcat sau a modificat o procedură (ex: actualizarea codului etic va fi însoțită de indicarea utilizatorului și data modificării), cine a marcat o acțiune ca realizată, cine a aprobat un document etc. Acest audit trail electronic oferă încredere că sistemul este securizat și că nu se pot falsifica sau altera evidențe fără urmă. În contextul Standardului 1, unde integritatea informațiilor este esențială, faptul că platforma menține un jurnal al activităților contribuie la meticulozitatea și credibilitatea procesului de implementare. În plus, dacă, de exemplu, un auditor extern întreabă cum s-a desfășurat un anumit proces (să zicem actualizarea politicii anticorupție), se poate prezenta log-ul din SCIM360 care arată pașii parcurși și aprobările acordate. Practic, platforma funcționează ca un martor obiectiv al eforturilor instituției în domeniul eticii.
Pe lângă cele de mai sus, SCIM360 vine cu beneficii adiacente importante: securitate sporită (autentificare sigură și acces pe bază de roluri), accesibilitate de pe orice dispozitiv (permite lucrul și monitorizarea chiar și de la distanță, lucru util mai ales conducerii), asistență metodologică integrată (echipa furnizorului actualizează aplicația în funcție de schimbări legislative și oferă consultanță privind interpretarea standardelor ). Toate acestea asigură că platforma nu este doar un depozit digital, ci un partener activ în implementarea SCIM. Faptul că numeroase primării și consilii locale au început deja digitalizarea SCIM cu astfel de instrumente indică o tendință clară: conformitatea și digitalizarea merg mână în mână, integritatea fiind un domeniu cheie unde digitalul poate face diferența .
De altfel, bune practici recente identificate de Curtea de Conturi la nivel local au evidențiat exact beneficiile utilizării platformelor digitale: de la integrarea codului etic în sistemele informatice și comunicarea continuă a valorilor etice prin platforme interne, până la gestionarea registrelor etice pe suport digital și monitorizarea interactivă a codurilor de conduită . Toate aceste exemple confirmă că o platformă precum SCIM360 facilitează implementarea efectivă a Standardului 1, transformând un set de cerințe teoretice într-un proces managerial concret, transparent și ușor de controlat.
Concluzie
Standardul 1 – Etică și Integritate reprezintă piatra de temelie a controlului intern managerial în instituțiile publice, definind așteptările de comportament și valorile care trebuie să ghideze întregul aparat administrativ. Implementarea sa temeinică, conform Ordinului 600/2018, nu doar îndeplinește o obligație legală, ci și construiește fundamentul unei culturi organizaționale sănătoase, bazate pe corectitudine, legalitate și respect reciproc. Am văzut că Standardul 1 nu acționează în vid, ci este strâns legat de alte standarde (precum managementul riscurilor, procedurile sau comunicarea), influențându-le și fiind susținut de acestea într-un mod holistic. O instituție cu adevărat integră va avea proceduri clare, va gestiona riscurile de corupție, va comunica deschis și va supraveghea activ respectarea regulilor – toate acestea creând un ecosistem de control intern robust.
Beneficiile cultivării eticii la nivel organizațional sunt profunde: de la încrederea sporită a cetățenilor și reducerea riscului de corupție, până la îmbunătățirea moralului angajaților și alinierea la standardele moderne de guvernanță. Cu alte cuvinte, integritatea aduce eficiență și credibilitate administrației publice, fiind un ingredient esențial al succesului pe termen lung. Totuși, un mesaj cheie desprins atât din practică, cât și din rapoartele de audit, este că integritatea trebuie să treacă dincolo de formalismul declarativ și să fie integrată funcțional în procesele zilnice. Nu este suficient să existe hârtii și decizii – ele trebuie să fie trăite și respectate zi de zi.
În acest efort de trecere de la teorie la practică, digitalizarea devine un aliat strategic. Platforma SCIM360, ca exemplu de soluție dedicată SCIM, demonstrează cum tehnologia poate automatiza și simplifica monitorizarea integrității, oferind transparență și control în timp real asupra conformării. Prin centralizarea documentelor, alertarea automată a responsabililor, păstrarea unui istoric exact al acțiunilor și afișarea clară a stadiului de implementare, SCIM360 contribuie la transformarea Standardului 1 dintr-o obligație pe hârtie într-un proces managerial viu și eficace. Instituțiile care adoptă astfel de instrumente constată că nu doar economisesc timp și resurse, dar și că îmbunătățesc calitatea implementării – nimic nu este omis, nimic nu este lăsat la voia întâmplării sau uitării. Totodată, platforma asigură continuitatea proceselor de integritate, indiferent de schimbările de personal, și facilitează auditul (intern sau extern) prin informații precise și la zi.
Articolul de față a evidențiat modul în care Standardul 1 – Etică și Integritate poate fi evidențiat, implementat și monitorizat cu ajutorul platformei SCIM360, într-o manieră integrată cu restul cerințelor SCIM. Mesajul final către instituțiile publice este acela că integritatea se poate gestiona inteligent, folosind atât cadrul normativ și metodologic existent, cât și instrumente digitale inovatoare. Combinând angajamentul etic al organizației cu puterea tehnologiei, administrația publică se poate asigura că principiile eticii nu rămân doar intenții frumoase, ci devin realitate cotidiană – vizibilă, măsurabilă și demnă de încredere. În fond, scopul ultim al Standardului 1 și al SCIM, în general, este de a consolida capacitatea instituției de a servi interesul public cu integritate și eficiență, iar digitalizarea prin SCIM360 reprezintă un pas important către o astfel de administrație publică modernă și integră.
